Ako organizovať zákazky
Ráno o deviatej neviem, kde mám byť. Lebo som si to včera nezapísal. Poznáte to?
Keď robíte 3 zákazky týždenne, nepotrebujete systém. Pamätáte si to. Ale keď ich je 15? 30? To už je iná káva.
Roky som si zapisoval zákazky do kalendára v telefóne. Fungovalo to, akurát som nikdy nevedel, či som tam dal správnu adresu. Alebo či som nezabudol na nejakú zákazku. Alebo kto z tímu tam vlastne ide.
Čo som sa naučil
Všetko na jedno miesto
Najhoršie je, keď máte zákazky v kalendári, adresy v kontaktoch, poznámky v notepad-e a ceny v Exceli. Keď potrebujete niečo nájsť, hľadáte na štyroch miestach.
Teraz mám všetko na jednom mieste. Zákazka = klient + adresa + dátum + cena + poznámky. Všetko spolu.
Statusy sú kľúčové
Nová zákazka. Potvrdená. Prebieha. Dokončená. Fakturovaná.
Keď vidím na prvý pohľad, čo je v akom stave, viem presne, čo treba robiť. Nie že si musím otvárať každú zákazku zvlášť.
Priradenie ľudí
Keď som robil sám, nepotreboval som to. Ale keď prišiel prvý zamestnanec, začal chaos. Kto ide kam? Kto robí čo?
Teraz má každá zákazka priradeného človeka. On vidí svoje zákazky, ja vidím všetky. Jednoduché.
Plánovanie dopredu
V piatok si sadnem a naplánujem celý budúci týždeň. 30 minút práce a celý týždeň viem, čo ma čaká. Žiadne ráno "kam idem?".
Nástroje, ktoré používam
Skúšal som rôzne veci:
Google Calendar - dobrý na termíny, ale nemáte tam ceny, statusy, priradenie ľudí.
Excel - dá sa všetko, ale nie je to praktické na mobile a zdieľanie je problém.
Trello - fajn na projekty, ale na zákazky typu "upratovanie u Kováčovcov" je to moc.
Nakoniec som prešiel na systém robený pre servisné firmy. Má kalendár, ale aj všetko ostatné - klientov, fakturáciu, reporty.
Čo to zmenilo
Menej stresu. Vážne, to je najväčšia zmena. Nemusím si pamätať všetko v hlave. Nemusím sa báť, že som na niečo zabudol.
A tím? Prestali sa ma pýtať "kam idem?". Každý si ráno pozrie svoje zákazky a vie.
Malá vec, veľký rozdiel.